Ces temps-ci, j'ai à affronter les affres de la Bureaucratie (avec un grand B, parce qu'on s'attaque à du lourd) à mon boulot.
Outre le mémo de 4 pages (!) pour créer un ordre de mission lorsqu'on a un déplacement quelconque à effectuer dans le cadre du travail (ce qui inclut les missions sur le terrain, bien entendu), nous avons reçu un mémo aussi clair que limpide pour pouvoir réserver un véhicule de service. Je vous le copie in extenso.
Lors de la réservation de votre véhicule, il vous est demandé de transmettre un code mission de 10 caractères maximum.Ce code mission correspond à l’identification du support de financement (soit sur projets soit sur ressources propres non contractuelles soit sur subvention d’état).
C’est notamment ce code qui permettra de rattacher une dépense à un projet et donc de le justifier.
Mieux il sera renseigné et plus il sera facile pour le SDAR d’établir une facture détaillée et donc pour les GU de justifier les frais sur projet. Afin de faciliter l’identification des projets, nous vous demandons :
1 – S’il s’agit d’un projet avec une activité simple (hors appui aux politiques publiques), d’indiquer les 4 derniers chiffres du numéro de projet.
2 – S’il s’agit d’un projet de type APP (activités multiples), d’indiquer les 4 derniers chiffres du numéro de projet + identification de l’activité (ex : 4054ACT8 ou 4501SCHAPI)
Dans tous les cas, si vous ne connaissez pas votre projet, qu’il n’est pas encore en gestion, ou qu’il ne reste plus de crédits, nous vous demandons d’identifier le projet et en cas d’activités multiples, de la préciser en lettres.
Pour les déplacements, sur RPNC et SE, merci d’indiquer RPNC ou SE.
Pour les RPNC, si vous le pouvez, merci d’indiquer le projet en lettres (si connu). Si vous ne le connaissez pas, n’indiquez rien. Une liste des projets sur Lyon et Grenoble (n° de projets + libellés + activités associées) sera mise à votre disposition très prochainement.
Après une première période d’utilisation, nous reviendrons vers vous pour préciser ces consignes ou les faire évoluer, en fonction du bilan.
A votre retour, saisissez uniquement le kilomètre d’arrivée issu du compteur du véhicule (ne pas tenir compte du km de départ)
L'acide acétylsalicylique n'est pas fourni avec le document.
J'ajoute qu'on ne peut pas, par défaut, réserver plusieurs véhicules simultanément : il faut que ce soit un collègue qui fasse une seconde réservation pour un autre véhicule (quand on part à effectifs plus importants, par exemple).
J'ajoute également qu'on a deux heures pour aller chercher les clefs du véhicule (une heure avant et une heure après le début de la période de réservation), sans quoi, la réservation s'annule et il faut la refaire. Faut être prévoyant, et prévoir les imprévus...
J'ajoute aussi que les pochettes contenant les papiers du véhicule ne sont plus avec les clefs (c'était le cas jusqu'à récemment vu qu'on n'avait pas ce système abscons). Pratique, là aussi.
J'ajoute enfin que j'ai des collègues qui sont en déplacement trois ou quatre fois par semaine et qu'ils ont autre chose à foutre, entre leurs déplacements, que du clickodrome sur leur ordinateur pour justifier les justificatifs de justification.
On aimerait bien faire ce pour quoi on est payés, en fait. Tout simplement.